De verplichting tot het bijhouden van het kunstmestregister geldt voor elke landbouwer die percelen landbouwgrond in Vlaanderen gebruikt. ​

​1. Een landbouwer zonder gronden in Vlaanderen, die ook geen kunstmest toedient op percelen van andere landbouwers in Vlaanderen

Deze landbouwer moet geen kunstmestregister bijhouden (geen verhandelingsregister en geen gebruiksregister).

2. Een landbouwer zonder gronden in Vlaanderen, die wel kunstmest toedient op percelen van andere landbouwers in Vlaanderen

Voorbeeld: een landbouwer A die zelf geen gronden in Vlaanderen heeft, maar wel kunstmest toedient op percelen van een andere landbouwer B in Vlaanderen.

• Landbouwer A is een aangifteplichtige landbouwer. Hij moet een kunstmestregister bijhouden:
  • Hij moet alle aankopen van kunstmest registreren in zijn verhandelingsregister.
  • Het gebruik op percelen van andere landbouwers kan op 2 manieren geregistreerd worden. De 2 verschillende mogelijkheden worden beschreven onder de vraag Wat als de landbouwer die de kunstmest aankoopt en gebruikt, niet dezelfde is als de gebruiker op 1 januari (bv. in geval van seizoenspacht)?

• Landbouwer A is geen aangifteplichtige landbouwer:
  • landbouwer A moet geen kunstmestregister bijhouden. Hij moet wel doorgeven aan landbouwer B wanneer, hoeveel en welke meststof hij heeft toegediend op het perceel.
  • Landbouwer B moet de toegediende kunstmest registeren in zijn verhandelingsregister als ontvangst. Vervolgens moet hij het gebruik registreren in zijn gebruiksregister.

3. Een Vlaamse landbouwer die zowel gronden binnen als buiten Vlaanderen heeft

Deze landbouwer moet alle aankoop en gebruik van kunstmest registeren. Hij moet dus ook de aankoop en het gebruik van kunstmest registreren die naar de gronden buiten Vlaanderen gaat. Het gebruik van kunstmest op eigen gronden buiten Vlaanderen moet geregistreerd worden in het verhandelingsregister als verhandelingstype ‘Gebruik op gronden buiten Vlaanderen’.

4. Een niet-Vlaamse landbouwer die zowel gronden binnen als buiten Vlaanderen heeft

Deze landbouwer moet:

• alle kunstmest die gebruikt wordt op Vlaamse grond zeker tijdig en volledig in zijn verhandelingsregister noteren. Als de landbouwer bij de aankoop nog niet duidelijk weet welk aandeel binnen en buiten Vlaanderen gebruikt zal worden, raden we aan om voor de zekerheid alle aankopen​ in het verhandelingsregister te registreren. In dat geval moet het gebruik van kunstmest op eigen gronden buiten Vlaanderen geregistreerd worden in het verhandelingsregister als verhandelingstype ‘Gebruik op gronden buiten Vlaanderen’.
• het gebruik van kunstmest op Vlaamse grond registreren in het gebruiksregister.​